Circolare MASAF per l’import – Indicazioni per la gestione TRACES/COI
Il Masaf, attraverso il competente Ufficio PQAI1, ha inviato una Circolare in forma di mail che riproduciamo sotto destinata agli importatori di prodotti biologici da paesi extra UE.
Lo scopo è, come sempre in questi casi, quello di fornire indicazioni che possano aiutare le parti coinvolte nel complesso processo di controllo e certificazione delle merci importare, nell’uso della piattaforma Europea Traces.
Il caso in questione riguarda, in particolare, la condizione nella quale è possibile trovarsi nel gestire un COI, quando alcuni dati degli operatori coinvolti, ad esempio le date di scadenza dei loro certificati o nome e indirizzi delle loro sedi, non siano aggiornati poiché cambiati rispetto a quanto riportato nell’ultimo COI emesso e non ancora aggiornati da uno successivo.
Segnaliamo, in particolare, la parte conclusiva della mail nella quale si ribadisce che in caso di “blocco” per i motivi ivi descritti, è all’Ufficio PQAI1 che si deve fare riferimento, in quanto soggetto indicato che può autorizzare la sostituzione di un COI da parte dell’Organismo di controllo all’interno del sistema, senza variare i dati relativi alla transazione commerciale di cui trattasi.
Testo della circolare
Al fine di facilitare le procedure di verifica e vidimazione da parte di ADM ed evitare alcune problematiche già riscontrate in fase di controllo all’importazione, si forniscono, con la presente alcune indicazioni pratiche (si ricorda che per la risoluzione di problematiche informatiche riscontrate in TRACES è possibile contattare l’helpdesk all’indirizzo sante-traces@ec.europa.eu).
1. L’importatore, prima della creazione del COI da parte dell’organismo di controllo emittente nel paese terzo, dovrà accertarsi che:
A. il profilo di importatore che sarà inserito nel box 12 del COI e del primo destinatario da inserire nel box 24 siano entrambi validi e con le date di validità aggiornate secondo l’ultimo certificato emesso dall’organismo di controllo, così come nello screenshot riportato qui sotto. In caso contrario si dovrà informare il proprio organismo di controllo per richiedere, se opportuno, l’aggiornamento delle date e/o informare il primo destinatario per procedere nello stesso modo. Nel caso in cui il certificato non sia più valido la partita non potrà essere importata (nel caso del certificato dell’importatore) o consegnata (nel caso del certificato del primo destinatario) come prodotto biologico.
B. le informazioni contenute nel profilo dell’importatore e del primo destinatario, con particolare riferimento al nome e all’indirizzo (o agli indirizzi), siano aggiornati e già inseriti correttamente nell’ultimo certificato valido e nella notifica correlata.
“Nel caso in cui un certificato di ispezione richieda correzioni di natura puramente materiale o redazionale, l’autorità competente può accettare che l’autorità di controllo o l’organismo di controllo che ha rilasciato il certificato di ispezione aggiorni le informazioni nel sistema Traces sostituendo il documento secondo la procedura disponibile nel sistema, senza modificare le informazioni del certificato iniziale relative all’identificazione della partita, alla sua rintracciabilità e alle garanzie”.
B. Cliccare su Documents/Certificates (indicato dalla freccia rossa).
C. Quindi selezionare ‘COI’ (indicato dalla freccia rossa).
D. Aprire la pagina COI User Guide.
